Effizienter arbeiten: Techniken, die wirklich helfen

Bei Produktivität geht es stets um das Verhältnis von Aufwand und Ertrag, je nach Bereich können dabei ganz unterschiedliche Mittel als Grundlage dienen. Wenn es um die Arbeitsproduktivität geht, dreht sich alles um den Einsatz von Zeit und Energie und das entstehende Produkt. Da immer der Mensch ein entscheidender Faktor ist, fließen in die tatsächliche Produktivität viele Faktoren mit ein, die es zu beachten gilt. Menschen sind keine Maschinen und reagieren auf Ablenkung, persönliche Befindlichkeiten, Umfeld und Erfolg bzw. Misserfolg sehr direkt mit spürbarer Veränderung ihrer Produktivität. Wer also effizienter arbeiten möchte, sollte mehrere Stellschrauben in den Fokus nehmen. Hier erfahren Sie, wie das funktioniert.

Produktivität berechnen

Durch eine ganz simple Formel kann die eigene Arbeitsproduktivität berechnet werden:

Produktivität = Output / Input. Also zum Beispiel Ausbringungsmenge / Arbeitszeit. Daraus kann abgeleitet werden, dass die Produktivität nur durch zwei Methoden gesteigert werden kann:

1. Durch die Erhöhung des Outputs bei gleichem Input (mehr Ausbringungsmenge in gleicher Arbeitszeit).
2. Durch Reduzierung des Inputs bei gleichem Output (gleiche Ausbringungsmenge in weniger Arbeitszeit).

Einflüsse auf die Produktivität

Allen voran hat die Ablenkbarkeit den wohl größten Einfluss auf das Verhältnis von Arbeitszeit und Arbeitsergebnis. Ablenkungen sind vor allem in Großraumbüros, aber auch im heimischen Umfeld ein großer Faktor. Ständige Erreichbarkeit, soziale Medien in Griffweite oder ständig vorbei kommende Kollegen reduzieren die Konzentration und den Workflow deutlich.

Ebenso hinderlich ist erstaunlicherweise das viel gepriesene Multitasking. Obwohl so viele Menschen stolz darauf sind, dieses zu beherrschen, hat sich gezeigt, dass sie dadurch nicht effizienter arbeiten. Wer vieles gleichzeitig denk und tut, schafft dabei nichts wirklich effektiv und nachhaltig. Keiner Einzelaufgabe können logischerweise dabei 100 Prozent Aufmerksamkeit gewidmet werden und die Ergebnisse sind dann auch nur jeweils unbefriedigend. Wer alles im Alleingang schaffen will oder soll, kann ebenfalls nicht sein volles Produktivitätspotenzial ausschöpfen. Wenn Sie Aufgaben teilen oder (Teil)Aufgaben ganz abgeben, könnten Sie sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und nur das erledigen, worin die eigenen Fähigkeiten liegen – darin also Ihre Produktivität steigern.

Nicht zuletzt wirken unrealistische Planungen und Erwartungen sich negativ auf die Arbeitsproduktivität aus. Wenn Sie glauben, sie könnten ein gewisses Arbeitspensum in einer bestimmten Zeit erledigen, sind sie unnötig gestresst und am Ende enttäuscht und für kommende Aufgaben demotiviert, wenn die Berechnung von Anfang an unrealistisch war.

Die SMART-Methode

Bereits im Jahr 1956 wurde eine Methode entwickelt, mit der Arbeitsziele effektiv geplant und eingeschätzt werden können. SMART steht für:

• Spezifisch

Arbeitsziele konkret und detailliert formulieren.

• Messbar

Messgrößen finden, die qualitativ und quantitativ messen.

• Attraktiv

So planen, dass die Arbeit Freude macht und gerne angegangen wird.

• Realistisch

Nur vornehmen, was mit vorhandener Zeit und Mitteln möglich ist.

• Terminiert

Fest angeben, welche Zwischen- und Endziele bis wann zu erreichen sind.

Die eigene Produktivität steigern

Es lässt sich einiges tun, damit Sie effizienter arbeiten können und die negativen Einflüsse umgehen. Zunächst ist es wichtig, dass Sie sich Routinen schaffen, die für Sie persönlich wirklich funktionieren. Das können Kleinigkeiten sein wie der Kaffee, der während dem Beantworten der Mail getrunken wird oder 5 Minuten Entspannungsübungen nach einer Stunde konzentrierter Arbeit. Wenn der Arbeitsfluss strukturiert ist und von Routinen durchzogen, gewöhnt sich das Gehirn an die verlässlichen Muster.

Der nächste wichtige Schritt ist das Schaffen von Prioritäten im Arbeitsalltag. Es gibt immer drängende, wichtige, bis hin zu nebensächlichen oder langfristigen Aufgaben. Halten Sie stets den Überblick, welche Prioritäten die Aufgaben wirklich haben, dann geht nicht unnötig Zeit auf Nebensächlichkeiten.

Ebenso wichtig ist eine gute Organisation. Die beginnt ganz greifbar auf dem Schreibtisch, zieht sich durch das eigene Outlook bei Terminen und Mails und geht bis zur eben genannten Planung der Einzelaufgaben. Eine gute Organisation ist bereits ein großer Teil der tatsächlichen Arbeit.

Sie sind ein Mensch und keine Maschine, sollten sich also unbedingt auch so behandeln! Menschen brauchen Auszeiten, um den Körper zu vitalisieren und den Kopf zu befreien. Am besten ist dafür Bewegung, frische Luft und gesunde Nahrung geeignet. Mehrmals täglich eingeplant, sorgen Pausen für wesentlich höhere Produktivität in den folgenden Arbeitsphasen!

Am Schluss einer erfolgreichen Arbeit ist immer der Erfolg zu verzeichnen. Ob es sich um das Ende eines vollen Arbeitstages handelt oder um das Ende eines jahrelangen Projektes, ist dem Belohnungsbedürfnis eigentlich egal. Fakt ist, dass Sie unbedingt jeden Erfolg anerkennen und (je nach Erfolg klein oder groß) feiern sollten, um motiviert und begeistert dabei.

Zeitmanagementtechniken

Die Zeit ist immer der Hauptfaktor der Produktivität. Mit einigen erprobten Techniken lässt sie sich optimal nutzen, um den Output zu erhöhen und effizienter arbeiten zu können.

• Pomodoro-Technik:

Hierbei werden immer 25 Minuten konzentrierte und fokussierte Arbeitszeit von 5 Minuten Pause unterbrochen. Kaffee holen, frische Luft schnappen und weiter zu den nächsten 25 Minuten Arbeit. Nach 4 Phasen (also 2 Stunden) machen Sie dann eine längere Pause von ca. 30 Minuten.

• Pareto-Prinzip:

Auch bekannt als das 80/20 Prinzip besagt dieser Ansatz, dass Sie zunächst 80 Prozent Ihrer Arbeit in 20 Prozent Ihrer Zeit erledigen. Denn die meisten Aufgaben sind kaum zeitintensiv, sondern sammeln sich lediglich zu einem Berg von Kleinigkeiten an, die den Blick auf das Wesentliche verbauen.

• GTD-Methode:

Bei der „Get it done“-Methode dreht sich alles um Aufgabenmanagement. Vor Beginn der Arbeit wird alles aufgeschrieben und in Arbeitsblöcke sortiert, die thematisch oder logisch zusammenpassen. Dann wird einer nach dem anderen abgearbeitet.

• “Eat the frog”-Prinzip:

Marc Twain hat einst gesagt “Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tun Sie das am besten gleich morgens”. Dieser Idee folgend erledigen Sie gleich am Anfang des Tages die Aufgaben, die Sie sonst gerne vor sich her schieben. Dann ist der Kopf frei, um effektiver an den angenehmen Aufgaben zu arbeiten.

• Monotasking:

Immer schön eine Aufgabe nach der anderen erledigen. Eine schlichte To-Do-Liste hilft dabei, das Abhaken ist unbedingt zu empfehlen, da äußerst befriedigend. Lassen Sie sich nicht hinreißen, mehrere Punkte gleichzeitig zu erledigen, denn das führt zu Stress und unzureichenden Ergebnissen.

• Das Eisenhower-Prinzip:

Aufgaben in A (wichtig und dringend), B (dringend, aber unwichtig), C (wichtig, aber nicht dringend – delegieren?) und D (weder wichtig noch dringend – verwerfen?) aufteilen.

Ab sofort mehr Arbeitsproduktivität!

Wenn Sie auf alle Stellschrauben Einfluss nehmen und sich die Methoden aussuchen, welche für Sie am besten funktionieren, dann steht dem Erfolg nichts mehr im Weg. Achten Sie auf sich selbst und Ihre Bedürfnisse, organisieren Sie sich, delegieren Sie, planen Sie clever und feiern Sie Erfolge. Reduzieren Sie Ablenkungen, arbeiten Sie mit anderen zusammen, seien Sie realistisch und schaffen Sie sich Routinen. So können Sie Schritt für Schritt ihre Produktivität steigern.