Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.800 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Mobilität und technische Infrastruktur zur befristeten Anstellung nach § 14 Abs. 1 TzBfG vom 08.07.2026 bis zum 14.10.2026 mit Option auf Verlängerung für die Elternzeit in Vollzeit einen/eine

Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Fachbereichsleitung

Kennziffer: 470.000.02

Ihre Aufgaben

Büromanagement

Bearbeiten und Weiterleiten des Postein- und Postausgangs
Schreibarbeiten und Korrespondenzen, zweckbezogenes Formulieren und Gestalten von Schriftstücken
Terminplanung, -vorbereitung und -kontrolle
Fachgerechtes, wirtschaftliches und umweltgerechtes Einsetzen von Organisations- und Arbeitsmitteln
Führen von Karteien, Registraturen und Datenbanken
Erstellen von Protokollen
Recherchetätigkeiten

Bürokommunikation

Telefondienst und professionelles Empfangen und Betreuen von Besuchenden
Bereitstellen von Unterlagen, Erteilen von Auskünften an Mitarbeitende sowie Bürger und Bürgerinnen
Aufbereiten und Weitergeben dienstlicher Informationen, Informationsorganisation und Organisation der Bürokommunikation von externen Partnern
Erfassen, Verarbeiten, Aufbereiten und Verwenden von Fachbereichsinformationen

Teilsachbearbeitung

Vorbereitendes Zusammenstellen von fallbezogenen Vorgängen
Erteilen von Auskünften

Vorbereitung der Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung (SVV), der Ortsbeiräte (OBR) und Fachausschüsse für den Fachbereichsleitenden

Erfassen, Verteilen und Kontrollieren der Beantwortung von Anfragen und Anträgen aus der SVV und den OBR
Einholen schriftlicher Stellungnahmen der Bereiche zu Vorlagen in Zuständigkeit des Fachbereiches, einschließlich der Fristkontrolle und Vollständigkeitsprüfung
Aufbereiten der Unterlagen und der Tagesordnung politischer Gremien für den Fachbereichsleiter
Erfassen sowie Organisation der Teilnahme an den Fachausschüssen

Ihr Profil

Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder verwaltungsnahen Beruf (bspw. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau, Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder Verwaltungsfachangestellte/r)
Einschlägige Berufserfahrung im Aufgabengebiet
Routinierte Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit sowie gutes wirtschaftliches Denken und Handeln
Sehr gutes Büromanagement und Organisationsfähigkeit mit einer selbständigen und strukturierten Arbeitsweise
Sehr gute Medienkompetenz mit der Standardsoftware sowie gute Kenntnisse im Umgang mit der Fachsoftware, wie Geoportal und GIS
Erste Ausschuss- und Gremienkenntnisse
Kommunikativ gewandte und sehr dienstleistungsorienteierte Persönlichkeit mit einem sicheren Informationsverhalten

Sie möchten als erfahrenes Organisationstalent in einer dem Gemeinwohl verpflichteten Verwaltung im Team der Fachbereichsleitung Mobilität und technische Infrastruktur tätig sein? Ihre Persönlichkeit hilft Ihnen, die verschiedenen Perspektiven unseres großen Verwaltungsapparates zu verstehen und diesen dienstleistungsorientiert zu begegnen? Gleichzeitig gelingt es Ihnen auch, in turbulenten Situationen den Überblick zu behalten? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Unser Angebot

Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 6 mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.240,30 € - 3.719,22 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
Eine jährliche Sonderzahlung nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen
Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und interne Betriebssportangebote
Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur
Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 05.06.2026 über unser Karriereportal.

Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Lange aus dem Team Personalgewinnung per Tel. 0331-289-1320 als Ansprechpartnerin zur Verfügung.

Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.